Sistem/Proses Reservasi (Pemesanan) Tour pada Inbound Tour Department di Travel Agent

Inbound Tour Department pada sebuah travel agent (biro perjalanan) bertugas menangani/mengerjakan pemesanan suatu tour  (atau yang terkait di dalamnya) yang dilakukan di dalam negeri. Pemesanan diperuntukkan khusus bagi wisatawan yang berasal dari  luar negeri tempat dilaksanakan tour, sehingga tidak melibatkan wisatawan dalam negeri (wisnus) atau penduduk setempat. Tugas pada bagian inbound tour tidak terbatas pada paket tour secara global, akan tetapi juga melayani pemesanan sederhana semisal reservasi/pemesanan kamar hotel (akomodasi), transfer in atau transfer out. Wisatawan
mancanegara (wisman) bisa memesan lewat travel agent tempatnya berasal (overseas agent) yang akan menghubungi travel agent tempat penyelenggara tour; atau bisa juga, wisman sendirilah yang memesan langsung pada travel agent penyelenggara tour. 

Lalu, bagaimana langkah-langkah atau proses kerja pada Inbound Tour Departmen ini? Artikel kali ini adalah sedikit ulasan yang saya ketahui tentang proses kerja pada bagian inbound tour. Berikut langkah-langkah atau sistem reservasi tour pada suatu travel agent:

1. Bagian inbound tour menerima email dari overseas Agent (travel agent yang berada di luar negeri) yang isinya meminta paket tour yang diinginkan konsumen dan unsur-unsur yang ada di dalamnya seperti akomodasi, transportasi, meals dan lain-lain.
   Seorang reservation officer pada bagian inbound tour yang menerima email tersebut harus jeli dan teliti membaca keinginan konsumen, juga harus menjawab/memberi keterangan semua jenis pertanyaan dalam poin-poin email yang diajukan konsumen secara jelas.
   Dalam postingan saya sebelumnya, yakni Cara Menghitung Paket Tour terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam menyusun paket tour, yaitu: jumlah peserta tour, kalungan bunga sewaktu datang - dalam hal ini, bersifat relatif/tergantung permintaan wisatawan (when arrival-depend on request), lama waktu tour yang diinginkan, akomodasi, transportasi, meals, guide fee (biaya untuk pemandu wisata), entrance fee (biaya untuk masuk obyek wisata), parking fee (biaya parkir), persediaan soft drink - ini juga tergantung permintaan (depend on request).
2. Setelah mempelajari permintaan konsumen dengan seksama, selanjutnya reservation officer melakukan pemesanan unsur-unsur yang diperlukan sesuai dengan permintaan konsumen; contohnya pemesanan akomodasi, yakni hotel yang diinginkan oleh konsumen. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam reservasi hotel adalah
   • length of stay atau lama menginap tamu/konsumen
   • jenis kamar yang diinginkan
   • berhubung harga kamar adalah relatif, maka perlu diperhatikan apakah pemesanan adalah pada saat musim high season atau pada low season
   • juga perlu diperhatikan apakah kamar yang dipesan sudah atau belum termasuk breakfast.
3. Setelah pemesanan yang diinginkan oleh konsumen sudah di confirmed semua, email balasan segera dikirim beserta rincian semua pesanan konsumen yang menerangkan bahwa semua pemesanan sudah confirmed dan dilampirkan juga total biaya yang harus dibayar oleh konsumen atas permintaan tournya tersebut. Menuliskan Bank Account (nomer rekening bank) serta batas waktu pembayaran konsumen (due date); dan apabila pembayaran sudah dikirim, dengan segera bagian inbound tour meminta kiriman bukti bank transfer untuk memastikan bahwa tour serta akomodasi yang dipesan sudah dibayar.
4. File permintaan tersebut diarsipkan dan ditandai tanggal kedatangannya agar mudah untuk melakukan pengontrolan terhadap service atau pelayanan yang akan diberikan.
5. Setelah pembayaran dari konsumen diterima, dan tanggal kedatangan konsumen sudah semakin dekat, diinformasikan ke bagian operasional untuk melakukan penjemputan terhadap konsumen di bandara. Tidak lupa untuk segera menerbitkan(issued) voucher hotel, restoran serta fasilitas lain yang membutuhkan voucher dari travel agent penyelenggara tour. Voucher tersebut merupakan pegangan bagi hotel dan restoran yang bekerja sama dengan travel agent dan bisa digunakan untuk melakukan penagihan pembayaran atas jasa/service yang telah mereka sediakan kepada konsumen.
6. Terakhir, profit and loss sheet berupa laporan kepada accounting yang isinya terdiri dari: Selling (Nilai Jual), Cost (Modal), Profit (Keuntungan) serta keterangan tambahan. Laporan tersebut diserahkan ke bagian accounting serta dilampirkan copy voucher yang telah dilakukan issued serta bukti pembayaran dari konsumen yang telah diterima. Dengan demikian pihak accounting bisa mengetahui dengan jelas komponen-komponen apa saja yang digunakan oleh konsumen tertentu dalam tournya tersebut. Selain itu bagian accounting juga bisa mengetahui:

• Berapa keuntungan yang diperoleh dalam suatu paket tour tertentu
• Voucher yang di-issued untuk hotel apa, apakah untuk hotel A, hotel B atau hotel C dengan demikian pihak accounting bisa mempersiapkan pembayaran jika ada tagihan dari pihak hotel atau penyedia fasilitas lain yang vouchernya telah diterbitkan.

Demikian sekilas informasi yang bisa saya sampaikan, dan saya harap informasi ini bisa berguna bagi siapa saja yang ingin bekerja di bagian Tour Reservation pada suatu Travel Agent atau Biro Perjalanan. Semoga bermanfaat.

Tweet